Politie Brabant Zuid-Oost

In 2010 is Yask door de Politie Brabant Zuid-Oost gevraagd ondersteuning te bieden bij de herhuisvesting van diverse afdelingen. Eén van de uitgangspunten daarbij was het reduceren van het aantal werkplekken. Daarom is gezocht naar manieren om Het Nieuwe Werken optimaal te faciliteren. Het eerste deel van het project betrof de samenvoeging van Woensel-Noord en Woensel-Zuid. In een vervolgopdracht zijn deze bevindingen gebruikt in Helmond waar drie afdelingen werden samengevoegd.

Inventarisatie
Om te komen tot een optimale nieuwe huisvestingssituatie zijn eerst de wensen en eisen in kaart gebracht. Dit bracht helderheid in het gewenste aantal werkplekken, het aantal te huisvesten medewerkers, de bijbehorende processen, de huidige gebouwindeling en de eventuele aanpassingsmogelijkheden. Yask maakte daarbij onder meer gebruik van een webbased applicatie, waarin politiemedewerkers in een vragenlijst moesten aangeven welke activiteiten ze waar en wanneer uitvoerden. Daarnaast werden de ICT voorzieningen, het meubilair en andere bedrijfsmiddelen geïnventariseerd.

Een gestandaardiseerd werkplekmodel
Op basis van de uitkomsten van deze onderzoeken werd een Programma van Eisen opgesteld. Dit is vervolgens uitgewerkt tot een werkplekmodel dat tevens kan worden toegepast bij samenvoegingen van andere afdelingen. Zowel bij tijdelijke huisvesting in bestaande gebouwen als in nieuwbouw. Voor het nieuwbouwproject in Woensel zijn voorstellen gedaan en tekeningen gemaakt voor de nieuwe huisvestingssituatie. Yask coördineerde daarbij de overleggen tussen de projectgroep, de stuurgroep en de eindgebruikers en had een brugfunctie tussen eindgebruikers en architect.

Begeleiding geruisloze herhuisvesting
Nadat de voorstellen voor de nieuwe (tijdelijke) herhuisvesting definitief waren vastgesteld, maakte Yask een stappenplan voor realisatie van de huisvestingsverandering en ontwikkelde het draaiboek ‘aanpassing en verhuizing’. Met dit draaiboek in de hand kon de Politie Brabant Zuid-Oost met minimale verstoring van de lopende processen de herhuisvesting realiseren.

De resultaten van Yask
Het Programma van Eisen en het werkplekmodel dat Yask ontwikkelde, bleek een effectieve blauwdruk die ook uitstekend toepasbaar was in herhuisvestingopgaven bij andere afdelingen in de regio. Het stappenplan en draaiboek voor de herhuisvesting zorgde ervoor dat de gehele verhuizing zonder verstoring van de dagelijkse processen kon worden gerealiseerd: “De zaak werd verbouwd terwijl de winkel open bleef”.

Van harte gefaciliteerd!

Locatie:    Eindhoven (Woensel) en Helmond
Segment: Overheid Sinds: 2010

Dienstverlening:
- Project Management
- Consultancy

Politie Brabant Zuid-Oost is verantwoordelijk voor de politiezorg in de regio rondom Eindhoven. Deze regio is verdeeld in achttien afdelingen. Een aantal daarvan wordt samengevoegd. Behalve een snelle en praktische invulling van deze opgave zoekt de Politie Brabant Zuid-Oost ook naar de optimalisatie van de huisvesting. Daarbij streeft men naar zoveel mogelijk standaardisatie. Kan het efficiënter? Kan het goedkoper en duurzamer? Zodat de huisvesting ook in de toekomst optimaal blijft functioneren?