Gebeurt het je vaak dat je mails onbeantwoord blijven of dat je een follow-up moet sturen om een reactie te krijgen? Er is een verklaring voor: onderzoek naar communicatie op de werkvloer toont aan dat ruim 60 procent van de werknemers e-mails negeert. Hoe komt dit en wat kun je doen om ervoor te zorgen dat jouw bericht wél wordt gelezen?
De meeste werknemers hebben het vast wel eens meegemaakt: zo'n volle inbox dat je er overweldigd gevoel van krijgt en mails onbeantwoord of zelfs ongelezen laat. Dit is een probleem wanneer e-mail het belangrijkste middel is om contact op te nemen met collega's. Maar er moet iets zijn dat een deel van de werknemers zo belast dat ze het ontwijken of negeren. Uit Amerikaans onderzoek blijkt zelfs dat de helft van de werknemers aangeeft dat een kleinere inbox bijdraagt aan meer werkplezier. Daarnaast geven 2 op de 5 werknemers aan dat ze HR gerelateerde mails wel eens tot altijd negeren. Wat kunnen werknemers en werkgevers doen om dit communicatieprobleem aan te pakken?
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze inbox, en die van onze werknemers en collega's, niet meer zo overvol is? Je hoeft niet voor iedere update of hersenspinsel een mail te tikken. Er zijn andere manieren om te communiceren met collega's.
Hoe zorg je er als werkgever of manager voor dat jouw belangrijke mededelingen door werknemers gezien of gehoord worden? Hoe deel je bijvoorbeeld de nieuwe lunchtijden, het nieuwe menu of de nieuwe schoonmaakroosters?
Nee, we zullen nog altijd mails blijven gebruiken. En gelukkig maar, want e-mail is in veel gevallen de beste en zakelijkste manier van communiceren. Als je bijvoorbeeld grote rapporten of belangrijke contracten naar werknemers of klanten moet sturen. Mails zijn professioneel, je kunt er een persoonlijke handtekening aan toevoegen en veilig grote bestanden delen. Toch is het wel belangrijk om over alternatieven na te denken en te overwegen om meerdere kanalen in te zetten. Een update over een project kun je bijvoorbeeld beter via het professionele chat platform Slack naar je collega sturen. Een mededeling over het vernieuwde lunchmenu is leuk om via een bordje bij het koffiezetapparaat te delen. Zo hebben je collega's ook iets om over te kletsen terwijl ze op hun bakkie koffie wachten.