Een terugblik op 2020: hoe de manier van werken is veranderd

Hoe heb jij dit jaar ervaren als facility manager?

Had jij aan het begin van dit jaar gedacht dat je volledig vanuit huis zou gaan werken? En dat al je meetings alleen nog maar online zouden plaatsvinden? Het leven van ons allemaal is sinds de pandemie enorm veranderd. En zo ook de werkplek en soms ook het werk zelf. Het werken op kantoor is verhuisd naar thuis, waardoor de functie van kantoren is veranderd en dus ook de functie van de facility manager. Een terugblik op 2020 en de learnings hieruit lees je in deze blog.

Werken op het thuiskantoor

De allergrootste verandering van dit jaar: thuiswerken. Op 31 december publiceerden wij al een blog over hoe je als FM je medewerkers kunt ondersteunen bij het thuiswerken. Thuiswerken was voor de pandemie al een trend, maar nog niet voor iedereen vanzelfsprekend. Maar in tijden van de crisis was je niet de enige die thuis moest blijven. In veel gevallen ook je gezin. De beste manier om je medewerkers te ondersteunen waren (en zijn nog steeds) als volgt:

  1. Help je medewerkers met hun eigen thuiswerkplek.
  2. Plan elke ochtend een videocall in met je medewerkers.
  3. Stimuleer gezonde voeding en beweging.
  4. Toon begrip voor de situatie.
  5. Wees beschikbaar voor vragen van je team.

Lees hier meer over deze 5 tips. 

Online meetings

Iedereen zijn aandacht vasthouden in een meeting kan al lastig zijn als je fysiek samen zit. Laat staan als meetings alleen nog maar online plaatsvinden. Sommige teams hadden zelfs meerdere meetings op één dag. Jouw taak als facility manager was om ervoor te zorgen dat elke meeting zo soepel mogelijk verliep en daardoor productief was. De meest productieve meetings kreeg je door:

  • Een goede online meeting tool te kiezen zoals Microsoft Teams of Jitsi Meet.
  • Het aanwijzen van één iemand die de online meeting leidt.
  • Duidelijke “spelregels” bij een meeting opstellen: wat is het doel, hoelang duurt de meeting en wanneer is er ruimte voor vragen?
  • Een duidelijke agenda met afspraken wat er wordt besproken en wat er wordt verwacht van elke deelnemer.
  • Is er een onderwerp dat meer tijd in beslag neemt of is er iemand die extra tijd wilt? Nodig diegene dan uit voor een één-op-één vergadering.

Lees hier meer over het hebben van productieve online meetings.

Zo werk je vlekkeloos samen

Waar veel online gewerkt werd, waren tools nodig om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Niet alleen waren online meetingtools onmisbaar, maar ook manieren om goed samen te werken. Hoe bleef je met elkaar in contact? Waar werd het werk opgeslagen en hoe werden projecten georganiseerd? Het is niet voor niks dat diverse online tools het afgelopen jaar als beste omzetjaar hebben. Miscrosoft Teams zag namelijk een toename van 500% in online meetings.

Naast het gebruik van een tool om online meetings te organiseren, waren er nog andere programma’s nodig om de samenwerking tussen collega’s te vergemakkelijken. De populairste tools op een rij:

  1. Slack: het virtuele kantoor. Je kunt hier chatten in een groep of één-op-één. Ook kun je diverse tools integreren met Slack zoals Google Drive, Dropbox en HubSpot.
  2. Trello: organiseer je projecten. Waar werk je aan, wie werkt eraan en wat is de deadline? Trello is een digitale vorm van Post-it’s.
  3. Dropbox: samen werken en samen delen. Bijna iedereen kent Dropbox wel. Het is de cloudtool om je werk online op te slaan en te delen met je team.

Meer uitleg over deze tools kun je hier vinden.

Thuiswerken: een geschenk of een vloek?

Voor de pandemie wensten veel mensen om (deels) thuis te kunnen werken. Nu we in de tweede strenge lockdown zitten kun je je afvragen hoe blij iedereen nog is. Deels omdat je verder niks kunt zoals sporten of uiteten gaan, aan de andere kant omdat de muren thuis op je af kunnen komen. Of dit komt door een gebrek aan motivatie of drukte thuis door het gezin; een uitdaging was en is thuiswerken nog steeds.

De behoefte aan sociaal contact groeit steeds meer en dit heeft een grote invloed op de motivatie en productiviteit van thuiswerkers. Dit was in maart zo en dat is het vandaag de dag ook. Met het oog op 2021 waar thuiswerken de norm zal blijven, hebben facility managers de grote en belangrijke taak om een hybride team zo goed mogelijk te managen. Het is de nieuwe vorm van leiderschap. Er zijn een aantal dingen die je als FM’er kunt doen om je team te ondersteunen.

  • Zorg dat je er bent voor je team. Met de sociale druk, economische onzekerheid en sociale onrust staan je medewerkers onder veel stress. Blijf duidelijk maken dat je hen begrijpt, het respecteert dat medewerkers het moeilijk kunnen hebben en dat je er bent om hier met ze over te praten.
  • Stem samen verwachtingen af. Wat hoort bij het hybride werken? Bespreek ook wanneer je digitaal samenkomt, wie er toegang heeft tot welke informatie en wie aanwezig is bij welke vergaderingen.
  • Wees flexibel, erg flexibel! Niks is zo zeker als dat deze tijden onzeker zijn. Maak je planning dus niet te streng voor jezelf en je team. Zolang er maar een aantal duidelijk prioriteiten zijn. Geef een medewerker een dag rust als hij of zij niet lekker in zijn of haar vel zit. De kans is groot dat je de dag erna een productievere en positievere medewerker hebt.

De stress die medewerkers kregen door de pandemie is met ruim 40% gestegen. Waar thuis eerst de plek voor rust en ontspanning was, is dit nu een sportschool én een werkplek. O ja, voor sommigen ook nog de opvang voor de kinderen. Wees dus alert op mogelijke burn-outs bij je medewerkers. Gelukkig kun je als FM’er veel doen om dit te voorkomen. Je leest die tips in deze blog.

Heeft het kantoor nog nut?

Ergens in 2021, en laten we hopen vanaf eind januari, kunnen we weer deels op kantoor gaan werken. Met hoeveel tegelijk dat kan is nog onzeker. Nu de focus vooral ligt op het thuiswerken betekent dat niet dat we het kantoor compleet moeten vergeten. Na de eerste lockdown hadden veel organisaties hun kantoren omgebouwd tot een social distance proof kantoor. Maar hoe zit het met de toekomst? Hoe anticipeer je met jouw organisatie hierop?

In het afgelopen jaar hebben we nogmaals gezien dat we de toekomst niet kunnen voorspellen. Halsoverkop zijn er beslissingen gemaakt en veranderingen doorgevoerd om te overleven als bedrijf. Een andere les van het afgelopen jaar is dat we altijd klaar moeten zijn om te anticiperen op onverwachte ontwikkelingen. Maar hoe maak je je kantoor toekomstbestendig? Er zijn een viertal stappen die je kunt doorlopen:

  1. Wat zijn de drijfveren voor veranderingen binnen jouw organisatie?
  2. Wat is de bijdrage van de werkplek aan het succes van je organisatie in veranderende tijden?
  3. Wat zijn de gevolgen als jullie niet bereid zijn om de uitdagingen aan te gaan?
  4. Investeer in de best practices van dit moment.

Een uitgebreide uitleg van bovenstaande punten vind je in dit artikel.

Klanten hadden net zoals medewerkers aandacht nodig. Het afgelopen jaar was het bijna niet mogelijk geweest om met je klanten af te spreken en een band met ze op te bouwen. Gelukkig waren online meetings ook mogelijk met klanten en kon je je ondertussen voorbereiden op het gastvrij ontvangen van klanten voor als het weer kon. 1,5 meter afstand houden was (en is) nog lang niet uit den boze, dus een gastvrij kantoor creëren was een essentiële en lastige taak. Toch maakten we het mogelijk om tijdens de versoepeling van dit jaar een veilig én gastvrij kantoor, te hebben. Dit deden we onder andere met:

  • persoonlijke aandacht;
  • de betrokkenheid van de hele organisatie;
  • extra gevoel van steun en begrip tonen naar bezoekers en klanten;
  • het social distance proof kantoorpand;
  • slimme catering in plaats van minder catering.

De slimme FM’er heeft de medewerkersbetrokkenheid verhoogt

Elke facility manager, en elke andere manager, had het afgelopen jaar dé kans om zich te bewijzen. Waar heb je extra steun gegeven? Wat deed je extra voor je medewerkers? Hoe zorgde je voor een gevoel van saamhorigheid? Wat heb je gedaan als goede manager om je team met elkaar verbonden te houden?

Des te hoger de medewerkersbetrokkenheid, des te hoger de productiviteit. Thuis of op kantoor. Uit onderzoek van Effectory is gebleken dat het personeelsverloop met 60% vermindert bij een hogere betrokkenheid. Het afgelopen jaar konden we dit verhogen door de volgende punten te bewaken:

  1. We gaven medewerkers een stem. De inbreng van medewerkers was enorm waardevol en ze dienen als leidraad bij toekomstige veranderingen.
  2. De werkervaring van medewerkers was nog belangrijker. De persoonlijke groei van medewerkers bleef net zo belangrijk zodat ze hun eigen carrière en loopbaan niet hoefden te “annuleren”.
  3. We gaven en vroegen veel feedback. Zo konden we als manager en als team groeien. Regelmatig hadden we online evaluatiesessies.
  4. Last but not least: de werk privé-balans. De grens tussen werk en privé was nagenoeg vervaagt sinds de start van de eerste lockdown. Het respecteren van de uitdagingen die bij thuiswerken kwamen kijken konden we de balans alsnog zoveel mogelijk bewaken.

We hebben veel geleerd, en leren nog steeds, van de pandemie. Niet alleen als individu, maar ook als organisatie in geheel. De lessen van 2020 nemen we mee naar 2021. Een jaar waarin we met onze medewerkers, leveranciers en klanten blijven doorpakken. Heb je behoefte aan een facilitaire partner in 2021? Neem dan vooral contact met ons op!