Hoe Lean denken en doen Facility Management versterkt

Wat facility managers op kunnen steken van Lean principes om FM te versterken

De managementfilosofie van Lean is erop gericht om een organisatie en haar processen op zo’n manier in te richten dat er optimale waarde gecreëerd kan worden voor zowel de organisatie zelf evenals haar klanten. Op welke manier kunnen we de principes van Lean inzetten om de facilitaire dienstverlening te optimaliseren?

De vijf principes van Lean

Lean denken en doen is gebaseerd op 5 principes, ook wel stappen genoemd. Deze zijn niet lineair, maar moeten continu verbeterd worden om het beste uit je processen te halen en waarde toe te voegen. Om waarde toe te kunnen voegen moeten je activiteiten volgens de principes van Lean aan drie criteria voldoen. De eerste is dat de klant bereid moet zijn om voor de activiteit te betalen, de tweede is dat de activiteit bij moet dragen aan transformatie van het product of de dienst en de derde is dat de activiteit de eerste keer correct moet worden uitgevoerd.

De vijf stappen van Lean Management zijn:

#1 Breng de wens van de klant in kaart

Of je een waardevolle dienst of product kunt leveren heeft in eerste instantie te maken met de wens van de klant. Het uitgangspunt van ieder proces moet dan ook zijn welk resultaat de klant waardevol vindt. Het is belangrijk om hierin de eindklant als leidraad te nemen en goed te kijken welke invloeden mee kunnen spelen. Lean is hier een middel om je klant beter te begrijpen. Zo kan veel keuze bieden in dienstverlening bijvoorbeeld eerder zorgen voor verwarring en keuzestress, dan toegevoegde waarde.

#2 Identificeer de waardestroom

Vervolgens wil je de waardestroom van je processen inzichtelijk maken, van ontwerp tot aflevering en service. Dan is het van belang dat je nagaat waar waarde wordt gecreëerd en welke onderdelen van het proces verspilling zijn, om die vervolgens te elimineren. Vragen om verspilling te herkennen:

  • Welke activiteiten voegen direct waarde toe voor de klant?
  • Welke activiteiten voegen niet direct waarde toe, maar zijn wel noodzakelijk voor de bedrijfsvoering? Is minimalisatie hier mogelijk, en hoe dan?

#3 Creëer Flow

De derde stap of principe is het creëren van een ononderbroken doorstroming (Flow) van producten en diensten. Simpel gezegd wil je dus wachttijden en doorlooptijden voorkomen. Je wilt processen zodanig organiseren dat producten, diensten en zelfs werknemers constant in beweging blijven en nergens ‘liggen te wachten’.

#4 Creëer Pull

Naast dat je ervoor wilt zorgen dat er een continue doorstroming van producten en diensten is, moet je overproductie voorkomen. Waar je bij Flow denkt vanuit proces, productie en teambezetting, denk je bij Pull vanuit het klantperspectief. Je streeft dus naar vraaggestuurd werken, waarbij je op tijd doet wat de klant vraagt of verwacht. (Facilitaire) organisaties moeten flexibel zijn en goed in kunnen spelen op veranderingen in omgeving en markt en de vraag van de klant.

#5 Implementeren van verbetercultuur

Als je optimale waarde wilt creëren is het streven naar perfectie iets dat niet kan ontbreken. In een wereld die continu verandert, veranderen de wensen van klanten mee. Organisaties en partners moeten daarop blijven anticiperen. Daarom is het van belang om een cultuur te creëren waar continu verbeteren en vernieuwen de norm is.

Wanneer weet je of je Lean in moet zetten?

In meer of mindere mate is Lean denken en doen voor iedere organisatie en voor ieder team een aanvulling. Toch zijn er wat voorbeelden die goed laten zien wanneer Lean ingezet kan worden. Zo kan het zijn dat een organisatie niet snel genoeg kan inspelen op een veranderende marktvraag. Als het inzicht te laat komt, zijn het vaak de concurrenten die voorbijstreven. Een ander teken kan zijn dat het verloop van medewerkers hoog is, wat weer effect kan hebben op de dienstverlening. Als laatste kunnen processen in een organisatie niet soepel lopen of fouten bevatten. Als dat zo is kunnen vertragingen voorkomen, wat weer kan zorgen voor lagere klanttevredenheid en verminderde winstgevendheid.

Door de vijf principes van Lean in te zetten in de bedrijfsvoering kunnen de geïllustreerde problemen geholpen of zelfs voorkomen worden. En dat is een winst voor iedere organisatie.