Hoe komt het dat we minder productief zijn?

• Afleiding. In de moderne wereld waarin wij leven zijn we bij veel banen niet anders meer gewend dan aan de slag te gaan op de computer. Computers hebben vele voordelen met zich meegebracht als het gaat om snelheid en efficiëntie. Maar het gevaar is dat er ook veel afleiding bij komt kijken: Facebook, LinkedIn en Twitter notificaties, tientallen mailtjes en (interessante) pop-ups.  
• Nevenwerkzaamheden. Taken die eigenlijk niet bij het standaard takenpakket horen van een medewerker zorgen voor een stagnatie van de productiviteit. Elke keer dat een medewerker uit zijn concentratie wordt gehaald om een nevenactiviteit uit te voeren, kost het weer tijd om vervolgens de draad op te pakken.
• Technologische ontwikkelingen. De afgelopen jaren hebben we te maken gehad met veel technologische ontwikkelingen waardoor er voor werknemers steeds minder redenen zijn om achter hun bureau vandaan te komen. Heel handig, want zo kunnen ze lekker door blijven werken. Toch? Helaas blijkt het tegendeel. Bij lichaamsbeweging wordt endorfine aangemaakt, een stofje dat ervoor zorgt dat je betrokken en alert bent. Dit stofje ontbreekt als je de hele dag stilzit, terwijl het precies is wat we nodig hebben om productief en geconcentreerd te blijven.  

Hoe verhogen we deze productiviteit op kantoor weer? 

1. Neem een receptionist(e) aan. De telefoon gaat, een gast komt langs om te vergaderen of iemand wil de weg in het gebouw weten; allemaal dagelijkse scenario’s toch? Het is dan ook nodig om dit serieus te nemen. Hierdoor wordt niet alleen de ontvangst van gasten professioneel, maar ook veel persoonlijker. En waarom zou dit de productiviteit verhogen? Zonder receptionist(e) loop je het gevaar dat kantoormedewerkers deze taak op zich gaan nemen. Elke keer dat de telefoon af gaat of wanneer er iemand binnen loopt, zijn zij afgeleid en wordt de concentratie verstoord. Lukt het niet meteen om een geschikte receptionist(e) te vinden? Dan kun je natuurlijk ook denken aan het implementeren van Artificial Intelligence (AI), lees hier meer over in onze andere blog.
2. Maak basisinformatie zo toegankelijk mogelijk. Welke vergaderruimte is nog vrij? Waar is de dichtstbijzijnde printer? Waar in het gebouw zijn de meeste werkplekken? Het antwoord op deze vragen zou makkelijk gevonden moeten worden. Helaas is dat nog niet altijd het geval. Een mismatch tussen het hebben van een vraag, maar het niet kunnen vinden van het antwoord, heeft vaak een gefrustreerde medewerker tot gevolg en het leidt ook tot verspilling van kostbare tijd. Om dit te voorkomen is het aan te raden een systeem of app te maken waar medewerkers snel de antwoorden kunnen vinden waar zij naar op zoek zijn. 
3. Laat je medewerkers focussen op hun kernactiviteiten. Werkgevers vergeten vaak dat kleine taken, die dus niet bij een medewerker zijn kernactiviteiten horen, vaak een grote stoorzender kunnen zijn. Een medewerker die zich volledig focust op zijn eigen werk, is veel productiever dan een medewerker die tussendoor een aantal keer van zijn werk wordt gehaald om aan bijzaken te werken. 
4. Zorg voor alternatieve zitplaatsen. De hele dag zittend doorbrengen is niet alleen een slecht idee, het is ook erg ongezond. Stel ruimtes op met hogere bureaus (of zelfs wandelende bureaus, die kunnen rollen), zodat werknemers op hun plek kunnen staan of wandelen terwijl ze bezig zijn met hun werkzaamheden. Een optie zoals deze helpt niet alleen om medewerkers gezonder te houden, maar ze helpen ook het energieniveau gedurende de dag hoger te houden en daarmee de productiviteit.  
   
   Een extra tip: Doe af en toe meetings en vergaderingen staand. Dit is ten eerste goed voor je en ten tweede is gebleken dat zittende meetings gemiddeld 34% langer duren dan staande meetings. Nóg meer reden om je een meeting of vergadering vanaf nu (deels) staand te houden!  
   
5. Een aantrekkelijke kantooromgeving. Niet alleen is het fijn voor het oog, maar het blijkt ook nog eens bevorderend voor het concentratievermogen en de werktevredenheid. Veel bloemen en planten, schilderijen aan de muur en een mooi uitzicht zijn de juiste ingrediënten en de finishing touch voor een verhoging van de productiviteit. De filosofie hierachter is dat een fijne werkomgeving het welzijn van de medewerkers verbetert, waardoor hun productiviteit omhoog zal gaan. Daarnaast hebben planten nog een extra functie, het verbetert de luchtkwaliteit doordat er meer zuurstof en opname van vervuilende stoffen is. Lees hier wat voor voordelen een groen kantoor nog meer heeft.