Zo bouw je een goede band op met je leveranciers

Sterke relaties met leveranciers zijn essentieel voor een succesvolle samenwerking

Er zijn vele redenen waarom het belangrijk is om een goede relatie op te bouwen met je leveranciers. Deze relatie is de grootste kritische factor in facility management. Maar hoe vaak zitten facility managers nou eigenlijk om de tafel met leveranciers om de samenwerking te bespreken? Tijd om hier verandering in te brengen! In deze blog vind je 4 tips om de relatie te verbeteren.

  1. Communicatie blijft op nummer 1

Zoals in de meeste relaties is communicatie van vitaal belang. Communicatie zorgt voor transparantie aan beide kanten en voorkomt ruis of onjuistheden. Ook aan zakelijke relaties moet je blijven werken. Houd je leveranciers regelmatig op de hoogte van je strategie en plannen. Maak ze jouw partner. Laat het niet alleen weten als je hun werk waardeert, maar ook als het niet helemaal is zoals je had gewenst.

  1. De prijs is die je betaalt, de waarde is wat je krijgt

Niets is beter voor de omzet van je bedrijf dan wanneer je service en materialen van kwaliteit voor de juiste prijs krijgt. Gaan voor de goedkoopste leverancier is niet altijd de beste keuze. Soms is het beter om wat meer te betalen omdat je dan een betere service krijgt. Als de kwaliteit namelijk niet is wat je ervan had verwacht, dan is dit meestal duurder om dit achteraf nog op te lossen dan wanneer je voor een duurdere leverancier kiest.  

Wat betreft prijzen kun je altijd onderhandelen. Als je bulk inkoopt kan dit vaak voor een betere prijs. Zorg in ieder geval dat je voor een leverancier kiest waar je je prettig bij voelt. In prijs en in kwaliteit van service.

Zoals bij punt 1 al is uitgelegd, relaties zijn cruciaal voor een goede samenwerking. Maar blijf niet alleen bij een leverancier omdat het een leuke partij is. Kies voor leveranciers die de meest efficiënte diensten leveren.

  1. Leg jullie samenwerking vast met duidelijke afspraken

Als je regelmatig bij een leverancier koopt zijn contracten onontkoombaar. Wees bewust van de relatie die je hebt met je leverancier. Wat verwachten beide partijen van deze samenwerking? Denk aan de prijs, leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, service en meer. Dit moet allemaal terugkomen in het contract.

Afhankelijk van de soort dienst en zakelijke eisen kan het contract verschillen. Zo heb je kortlopende en langlopende samenwerkingen. Daarin zit ook nog een verschil in hoe streng en gedetailleerd de afspraken worden vastgelegd. Langlopende samenwerkingen zijn ook vaak gebaseerd op een bijkomende vertrouwensrelatie. Dit komt bijvoorbeeld voor als je een leverancier kiest voor het afhandelen van je integrated FM. Je wilt in deze samenwerking de flexibiliteit behouden en ruimte houden om initiatief te kunnen nemen. Kijk bijvoorbeeld naar de hele COVID-19 situatie. Hier moesten we allemaal innovatief en creatief zijn om alle werkzaamheden in goede banen te blijven leiden.

  1. Evalueer de risico’s

Wil je weten of je de juiste leverancier hebt gekozen? Vraag naar referenties, voorbeelden van eerder werk en hoe er wordt omgegaan met een crisis zoals de huidige pandemie. Hebben ze de juiste ervaring en de capaciteit om je opdrachten uit te voeren? Allemaal vragen die je kunt stellen bij het evalueren van de risico’s die het met zich meebrengt om met een leverancier te gaan samenwerken. Een keten is zo sterk als de zwakste schakel. Het is daarom belangrijk om niet per se voor de goedkoopste leverancier te kiezen, maar ook voor degene die garandeert altijd 100% tijdig te kunnen leveren. Leveranciers die steken laten vallen zorgen ervoor dat jij risico’s loopt. Wat uiteindelijk weer effect heeft op jouw klanten.

Vergeet niet dat het altijd een menselijke relatie is, geen digitale.

Een goede relatie met leveranciers heeft vele voordelen. Neem de tijd om leveranciers te leren kennen en het (werk)leven wordt een stuk aangenamer. Een sterke relatie helpt je je bedrijf verder te laten groeien. Je sluit er betere deals voor en de kwaliteit van service blijft uitmuntend. Investeer in een vertrouwelijke, menselijke relatie met je leveranciers en je hebt de kans op een langdurig en prettig partnerschap.