Artificial Intelligence (AI) en Internet of Things (IoT) in Facility Management: Are you ready to move forward?

Innovatie is belangrijk, verandering is onvermijdelijk en je niet aanpassen heeft falen als gevolg

Facility Management gaat onder andere over het verbeteren van gebruikers- en/of werknemerservaring in een gebouw door middel van ruimteoptimalisatie, coördinatie en verbetering van faciliteiten. Kortom, het draait allemaal om uitgebreid servicebeheer om een gebouw te runnen. Maar het gaat ook verder dan dat: veel werkzaamheden zijn technologisch gedreven en daarom moet het Facility Management op de hoogte blijven van actuele innovatie- en digitale transformaties. Hoewel gebouwen (nog) niet zelf nadenken, zijn ze in toenemende mate “intelligent” geworden dankzij nieuwe softwaremogelijkheden en onder andere Artificial Intelligence (AI) en Internet of Things (IoT). Maar op wat voor manier? 

Wat is Artifical Intelligence? 

De afgelopen jaren heeft Artifical Intelligence (AI) al flinke invloed gehad op ons leven. Het kan ons helpen met winkelen, zit in onze smartphone en helpt bij het doen van onderzoek. Artificial Intelligence wordt daarom ook wel gezien als een concept waarbij apparaten (vaak computers) taken uitvoeren die eerder door mensen werden uitgevoerd. Maar wat is de rol van AI bij Facility Management? 

Waarom Artificial Intelligence in Facility Management? 

Artificial Intelligence is niet langer enkel in de wereld van science fiction, maar het is aan het integreren in de wereld van gebouwen. Deze evolutie is relevant voor Yask, of Facility Management in het algemeen, die een voorsprong willen op de concurrentie en die efficiëntie willen stimuleren en winstgevende bedrijfsmodellen willen creëren. Onderdeel van Artificial Intelligence is automatisering en robotisering. Robots die lunch voor werknemers bereiden en uitserveren, de weg kunnen wijzen vanaf de receptie en de deur open doen wanneer iemand arriveert. Het zijn allemaal vormen van Artificial Intelligence die van toepassing kunnen zijn in een FM-bedrijf. AI kan verschillende personeelsuitdagingen voor service providers oplossen. Een aantal voorbeelden:  

  1. Toepassing van camera’s in een gebouw. Camera’s kunnen toegepast worden op gezichtsherkenning, wat toegang tot het gebouw makkelijk maakt en zo weet je wie, en hoeveel werknemers en gasten er op een dag binnen gekomen zijn.  
  2. Het reserveren van een werkplek of catering bestellen door met een digitale assistent te chatten die toch persoonlijk overkomt.  
  3. Het gebruik van drones voor het uitvoeren van inspecties.  

Wat is Internet of Things? 

De toenemende bezorgdheid over energieverspilling, vervuiling en energiekosten, gecombineerd met de hogere verwachtingen van huurders, zorgt voor een enorme druk op Facility Management. Om deze druk te verlagen streven Facility Managers ernaar om hun diensten te optimaliseren. Een goede oplossing is het toepassen van Internet of Things (IoT)IoT kan gedefinieerd worden als een netwerk van verbonden objecten die met elkaar communiceren, gegevens verzamelen en deze gegevens delen. De verzamelde gegevens gaan over het gebruik van een object en over de omgeving. Denk bijvoorbeeld aan een licht- en klimaatsysteem die alleen geactiveerd wordt als bepaalde ruimtes in gebruik zijn, via je telefoon de verwarming op kantoor nog even uitzetten als je dit vergeten bent of een bureaustoel die op de juiste werkhoogte wordt afgesteld als je aankomt op jouw werkplek. De kracht van IoT is dat informatie vanuit alle verbonden objecten bij elkaar komt, waardoor ze samen een ecosysteem vormen en met elkaar kunnen communiceren. Voor FM-bedrijven kan IoT digitale mogelijkheden creëren om processen binnen het bedrijf te verbeteren en te optimaliseren, met als doel de concurrent te overtreffen ete voldoen aan nieuwe eisen van de klant.  

Hoe bied je jouw klanten meer dan de concurrent? 

De Facility Management sector is zeer competitief. Bedrijven zijn altijd op zoek naar nieuwe manieren om klanten aantrekkelijkere contracten aan te bieden dan hun concurrenten. Hoe win je deze contractoorlog met de concurrent? Door kosten te verlagen en diensten met toegevoegde waarde (winstmarges) te verhogen! Dat is natuurlijk niet zo simpel als dat het nu misschien lijkt. Het wordt wel een stuk simpeler met behulp van data. Bij Facility Management ligt de focus steeds vaker op real-time gebruikersdata die gegeneraliseerd kunnen worden via allerlei Internet of Things toepassingen; aan de hand van Internet of Things wordt data verzameld en aan de hand van data kan jij een voordeel winnen tegenover je concurrenten. Het implementeren van IoT zorgt ervoor dat je gebouw meer verbonden zal zijn dan ooit. Hoe meer objecten er verbonden zijn in een netwerk, hoe meer data er geproduceerd wordt. Een aantal voorbeelden van IoT die FM-bedrijven kunnen toepassen:

  1. User experience
    Aan de hand van Internet of Things wordt inzicht verkregen in de tevredenheid van de gebruiker. Het gaat hierbij om real-time experience, wat een stuk makkelijker is dan achteraf een enquête sturen, waar je 9 van de 10 keer geen reactie op krijgt. Bijvoorbeeld na gebruik van het toilet, de koffiemachine of de helpdesk kan feedback geworven worden via een ‘bent u tevreden?’ - display
  2. Klimaat parameters 
    Rekening houdend met zowel het milieu als het welzijn van de medewerkers en gasten, kan aan de hand van Internet of Things het klimaat op de werkplek beter geregeld worden. 
  3. Sustainability 
    Internet of Things kan data verzamelen over energieverbruik en de daarbij horende CO2-uitstoot. Aan de hand van deze informatie kunnen duurzaamheidsdoelstellingen opgesteld en uitgevoerd worden. Denk bijvoorbeeld aan informatie over hoe vaak de koffiemachine of de prullenbak geleegd wordt of over hoeveel kilometers er gereden worden met de zakenauto’s en het openbaar vervoer.  
  4. Hospitality  
    Last but not least is het handig om te weten welke ruimtes dagelijks gebruikt worden en welke minder, oftewel de werkplekbezetting. Deze informatie geeft inzicht in de “populariteit” van het gebouw en hoe vaak er gebruik wordt gemaakt van de werkplekken. Daarnaast kan dit gevolgen hebben voor de schoonmaak: de ruimtes die vaker gebruikt worden, zullen vaker schoongemaakt moeten worden.  

Kortom, aan de hand van Internet of Things verhoog je het vermogen om snel te reageren op systeemfouten voordat het de ervaring van de gebruiker beïnvloedt.

Artificial Intelligence en Internet of Things in combinatie 

De twee kunnen zo samenwerken dat een chatbot (Artificial Intelligence) communiceert met de beschikbare ruimtes in het gebouw. Wanneer een werknemer aangeeft graag gebruik te maken van vergaderruimte A, wordt er gekeken of diegene daadwerkelijk gebruik maakt van de ruimte en voor hoe lang (Internet of Things). Het is snel en efficiënt!  

Het toepassen van Internet of Things en Artificial Intelligence in jouw FM-bedrijf gaat niet van de ene op de andere dag. Maar uiteindelijk kunnen deze twee nieuwe technieken zorgen voor de meest optimale kantoorervaring en een maximaal servicelevel, en wie wil dat nou niet!