FM Trends

Dit zijn de 4 beste tools om online samen te werken

Zo zorg je voor productief samenwerken op afstand

Sinds de coronamaatregelen werken nog steeds veel mensen vanuit huis. Enerzijds omdat er nog 1,5 meter bewaard moet kunnen worden op kantoor, anderzijds omdat het prettig is om af te kunnen wisselen tussen thuis en op kantoor werken. Veel meer zaken gaan via internet en communicatie met je collega’s en klanten vindt steeds meer online plaats. Goed op elkaar in kunnen spelen is essentieel om productief te kunnen werken én om te weten wat iemand wel of niet moet doen. In deze blog vertellen we je over de 4 beste tools om online effectief samen te kunnen werken.

Wat zijn samenwerkingstools?

Samenwerkingstools helpen simpel gezegd teams en groepen om samen te werken aan een gemeenschappelijk doel. Er zijn verschillende soorten samenwerkingstools die we kunnen categoriseren:

  1. Een chat-app waarin mensen kunnen brainstormen over ideeën
  2. Een projectmanagement tool die taken over een groep of team verdeelt
  3. Een videoconferentie tool waarmee mensen face-to-face kunnen praten
  4. Een programma voor het delen van bestanden waar teams toegang tot hebben

Slack – het virtuele kantoor

Slack.com is bedoeld voor teams en werkplekken wat op meerdere apparaten kan worden gebruikt. Het is uitgerust met uitgebreide functies waarmee je niet alleen één-op-één kunt chatten met medewerkers, maar ook in groepen.

Je kunt openbare channels aanmaken waarin alle leden toegang hebben in de werkruimte en die kunnen alles omvatten, van marketing-en verkoopactiviteiten tot willekeurige discussies. Ook kun je privékanalen in Slack creëren om grote teams op te splitsen in relevante werkgroepen of om gevoelige gesprekken of werk te beperken met relevante teamleden. Tot slot kun je ook privéberichten sturen naar andere teamleden om specifieke zaken met elkaar te bespreken.

Één van de krachtigste eigenschappen van Slack is dat je andere apps en diensten kunt integreren met Slack. Hiermee kun je een aantal van je favoriete apps binnen Slack gebruiken, zodat je niet steeds van tabblad hoeft te wisselen, niet hoeft te onthouden waar die gedeelde link naartoe is gegaan of een andere applicatie hoeft te openen om snel iets te kunnen controleren.

De populairste integraties van Slack zijn:

  • Google Drive
  • Google Calendar
  • Dropbox
  • Github
  • Zendesk
  • Zapier
  • HubSpot

Jitsi Meet – face-to-face meetings 

Jitsi Meet stelt bedrijven en personen in staat om met elkaar in contact te blijven via videocall. De tool heeft tal van voordelen en mogelijkheden zoals het face-to-face vergaderen met collega’s, klanten of partners. Je kunt gebruik maken van de mogelijkheid om een meeting op te zetten. Eenmaal in een meeting kun je ook chatten, documenten delen, bestanden uitwisselen, je scherm delen, de virtuele achtergrond aanpassen én de meeting opnemen. Eigenlijk alle functionaliteiten die je normaal ook in een fysieke vergaderruimte tot je beschikking hebt. 

Op afstand in teamverband werken is al uitdagend genoeg en Jitsi Meet kan je helpen in contact te blijven met je team via video. Het biedt dat stukje persoonlijkheid die je mist als je niet fysiek samen op kantoor werkt. Terwijl e-mail en Slack ook de verbinding met elkaar kan stimuleren, zal het zien van je collega’s de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers verbeteren. 

Trello – organiseer je projecten

Trello is een tool die je een visueel overzicht geeft van waaraan gewerkt wordt, wie er aan werkt en hoe ver ze zijn gekomen. Trello is als het Instagram van task management of het digitale alternatief van Post-it’s.

Het is een visuele weergave van elke taak voor elk project binnen je organisatie. Trello maakt gebruik van borden, lijsten en kaarten. Elk bord geeft een totaaloverzicht van één project. Een bord is ingedeeld in één of meer lijsten. Een lijst bevat kaarten die specifieke werkzaamheden beschrijven. Alle boards kun je uitbreiden met verschillende teamleden, je kunt reacties en documenten toevoegen en todo lijsten afvinken.

Naast deze basiselementen biedt Trello nog meer functies aan om je projecten zo goed mogelijk op te zetten en de meest effectieve workflow op te zetten. Denk aan samenwerken in teamverband, het maken van checklists, het toevoegen van labels om taken te organiseren en het toevoegen van deadlines.

Tot slot kun je verschillende apps integreren met Trello zoals Google Drive, Slack, Jira en Zapier.

Dropbox business – samen delen

Dropbox is een van de vele populaire cloud-opslagdiensten waarmee je bestanden online “in de cloud” kunt opslaan en delen. Het voordeel van het online opslaan van je bestanden is dat ze gemakkelijk van elke plek kunt bewerken. Je kunt mappen aanmaken en kiezen met welke teams of teamleden je die wel of niet wil delen.

Als je één centrale plek nodig hebt om documenten en bestanden te delen kun je dus instellen in welke map een bepaald team of teamlid toegang tot heeft.

Een nieuwe functionaliteit van Dropbox, Dropbox Paper, bied je nu de mogelijkheid om makkelijk feedback of notities toe te voegen aan bestanden. Ook kun je in een document taken opstellen en toewijzen aan teamleden en deadlines toevoegen.

Samenwerkingstools helpen teams succesvol te werken

Een team is pas succesvol als ze effectief samen kunnen werken. Helemaal in de tijd van nu waarin we veel meer online werken, helpen deze tools en technologie grote en kleine teams om aan een gezamenlijk doel te werken. Niet elk team heeft dezelfde soort tools nodig voor bepaalde taken. Verschillende afdelingen hebben verschillende manieren nodig om samen te kunnen werken. Hoe makkelijker het is om samen te werken, hoe makkelijker het is om succesvol te zijn.