Duurzaam kantoor? Heroverweeg het papierverbruik

Op naar een 'paperless' kantoor

We tikken bijna het jaar 2020 aan. Tijd om stil te staan bij digitalisering van ons kantoor. Hoe digitaal werk jij eigenlijk? Kan je niet zonder jouw smartphone, laptop of tablet aan de slag? Dat is best logisch: alles gaat nu eenmaal veel makkelijker en sneller digitaal de schutting over. Maar hoe komt het dan dat we nog zo veel papier gebruiken op kantoor? Hoe erg is het gesteld met ons papiergebruik en wat kunnen organisaties doen om minder papier te gebruiken?

De cijfers 

Alleen al in het jaar 2017 gebruikten we wereldwijd meer dan 400 miljoen ton papier. En verbazingwekkend genoeg voorspelde de Verenigde Naties dat het papiergebruik nog eens met 50% zal toenemen. Hoe zit het op kantoor? Daar gebruikt de gemiddelde werknemer meer dan 10,000 vellen papier per jaar, wat al gauw 100 euro kan kosten. En dan laten we de kosten van de toner, het energieverbruik en de tijd om af te drukken en te archiveren nog buiten beschouwing. Een pijnlijke en flinke uitgavenpost voor bedrijven.  

De cijfers spreken voor zich: papier berooft onze portemonnee en productiviteit. En wanneer je beseft hoeveel bomen er jaarlijks verloren gaan aan ons papiergebruik, en wat voor impact dat heeft op onze planeet, kunnen we niet anders dan ons papiergebruik te heroverwegen. Dan rest ons eigenlijk alleen nog de vraag: wat kunnen we doen om papiergebruik op kantoor tegen te gaan? 

Start met een papier-audit  

Start de papierloze uitdaging met het controleren van papiergebruik en gerelateerde uitgaven van de hele organisatie. Als je eenmaal een goede inschatting hebben gemaakt, kun je beginnen met een strategie opstellen. Handig: want die strategie kun je na een bepaalde periode testen door weer een audit uit te voeren. 

Van papier naar de cloud 

Papierkosten gaan verder dan het inkopen van de vellen en het printen van de inkt. Wat dacht je van de opslagplaats en het archiveren van al die documenten? Start met het converteren van de papieren bestanden naar digitaal formaat en hergebruik of recycle het papier. De volgende stap is het implementeren van een digitaal document beheersysteem, waar iedere werknemer documenten met gemak kan vinden en inzien. 

Implementeer digitaal beleid 

Dit digitale beleid begint al bij je eigen smartphone, daar kun je tegenwoordig bijna alles mee! Notities maken, documenten scannen en formateren naar pdf’s. Dan hebben we het nog niet eens over de honderden handige apps voor productiviteit en planning. Als tweede digitale beleid noemen we digitale handtekeningen met pdf-editors. Daarmee kunnen bedrijven de doorlooptijd van documenten met maar liefst 80% verkorten! Als laatste beleid kunnen managers inzetten op digitaal factureren, zowel intern als extern. Papierloos factureren is niet alleen goed voor het organiseren en controlere van de boekhouding, het is ook gemakkelijker voor werknemers om declaraties digitaal aan te vragen.  

Kortom, papiergebruik verminderen is een kwestie van doen! Een geheel papierloos kantoor is misschien wat te ambitieus om gelijk naar te streven, maar we kunnen veel doen om ons papiergebruik in te perken. Het is een kwestie van een andere mindset: open de notitie applicatie op je smartphone in plaats van pen en papier, print dubbelzijdig en gebruik de vele digitale oplossingen die beschikbaar zijn. Zo draagt ook jouw organisatie een steentje bij aan een meer duurzame wereld.