FM Trends

Facility management uitbesteden? Hier moet je op letten

6 tips als je erover nadenkt om een facilitaire dienstverlener in te schakelen.

Wordt het beheer van huisvesting, interne services en middelen een té grote taak? Dan kiezen veel organisaties om een externe facilitaire dienstverlener erbij te halen. Voor de meeste organisaties is facility management namelijk een secundair proces: iets dat hard nodig is, maar waar te weinig of geen middelen of expertise voor is. Waar moet je nou op letten als je de ondersteuning van een facilitaire partij wilt inschakelen?

Breng de behoeften en wensen van je organisatie in kaart

Een belangrijke stap in het proces van het uitbesteden van facilitair management is het in kaart brengen van de behoeften en wensen van de organisatie. Waar heerst een krapte in middelen of expertise? Welke zaken kunnen jullie nu niet oppakken, maar zijn wel gewenst? Welk budget hebben jullie beschikbaar voor de uitbesteding? Wie is of zijn er intern verantwoordelijk voor de uitbesteding en de samenwerking? Zorg dat je organisatiebreed een beeld schept van de gaten die opgevuld dienen te worden.

Neem het advies van de facilitaire partij ter harte

Een facilitaire dienstverlener is expert op het gebied van alles omtrent huisvesting, interne services en middelen. Deze partij kan op basis van de behoeften en wensen van jouw organisatie een duidelijk advies geven voor wat jullie nodig hebben. Dit advies kan enigszins afwijken van wat jij in gedachte hebt, maar zo’n advies stellen ze niet zomaar op. Jarenlange expertise bij verschillende organisaties zorgt ervoor dat ze goed in kunnen schatten waar jouw organisatie (onbewust) behoefte aan heeft.

Schep duidelijke verwachtingen over en weer

Je hebt de wensen en behoeften van de organisatie in kaart gebracht en het advies van de facilitaire dienstverlener in acht genomen. Dan is het nu zaak om hierover de verwachtingen concreet te bespreken zodat beide partijen op dezelfde lijn zitten. Het voorbereidende werk is bij een uitbestedingstraject vaak langdurig en intensief, en dat is maar goed ook. Want als de voorbereiding niet goed loopt en de afspraken vaag zijn, schaadt dat de hele looptijd van een samenwerking.

Zorg dat het contractueel goed geregeld is

Een cruciale stap in het proces is het contract en het contractmanagement dat daaruit volgt. Belangrijke stakeholders in dit proces zijn het management, maar ook de juridische afdeling. Je wilt dat alle taken en afspraken omtrent deze taken volledig toegelicht worden om gaten of mismanagement te voorkomen. Er moet iemand intern aangesteld worden om het contractmanagement van begin tot eind in goede banen te leiden. Dat geldt natuurlijk voor het afsluiten van het contract, maar vooral ook voor het beheer van het contract met de dienstverlener.

Hou de lijntjes kort

Dit is natuurlijk een verlengde op het contractmanagement dat essentieel is bij het uitbesteden van diensten. Korte lijntjes helpen om een proces in goede banen te leiden, en dat is bij zo’n samenwerking als deze essentieel. Je moet goed op elkaar ingespeeld zijn om de samenwerking soepel te laten verlopen en communicatie is daarvan het hoofdingrediënt.

Wees altijd alert op de kwaliteit

Bij iedere samenwerking, of het nu is met een werknemer of een externe leverancier of dienstverlener, moet je de kwaliteit continu blijven meten, beoordelen en verbeteren. Die intentie kun je van facilitaire dienstverleners ook verwachten: zij willen immers ook de best mogelijke service bieden aan hun klanten. Regelmatig evalueren helpt om de neuzen in dezelfde richting te houden en kwaliteit te blijven verhogen.

Ben je op zoek naar een facilitaire dienstverlener? Of wil je eens met een specialist praten over de brede mogelijkheden binnen facility management? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op via deze link.