FM Trends

Hoe bespaar je op facilitaire kosten?

Kosten verlagen en kwaliteit verhogen? Het kan!

In de ochtend komt er een glasspecialist langs, een uur later komt er iemand voor de groenvoorziening, voor de lunch zet de cateraar alles klaar en in de middag klopt de schoonmaakploeg aan. In deze situatie lopen er continu mensen in en uit, maar is dit wel efficiënt? In veel organisaties wordt er (vaak) overbodig veel geld uitgegeven aan facilitaire zaken. Het lijkt een tweestrijd: enerzijds kosten besparen en anderzijds de gewenste kwaliteit leveren, maar het kan! Met deze tips kun je met behoud of toename van de kwaliteit toch de facilitaire kosten verlagen.

Niet meer geld uitgeven van nodig

Een inkoppertje misschien, maar laten we er toch even goed naar kijken. Een overzicht maken van kosten en het elimineren van onnodige kosten levert je veel op. Daarnaast krijg je inzichtelijk hoeveel er wordt uitgegeven per facilitaire dienst. Het probleem dat zich namelijk in veel gevallen voordoet, is dat facility managers niet goed op de hoogte zijn van hoeveel geld uitgegeven wordt per facilitaire dienst precies (schoonmaak, beveiliging, hospitality, catering, etc.).

Misschien denk je nu wel "logisch, natuurlijk geef ik niet onnodig veel geld uit en weet ik waar het geld naartoe gaat." Toch kunnen er nog veel kosten doorheen glippen. Denk bijvoorbeeld aan abonnementen en licenties die nog lopen, maar waar geen gebruik van wordt gemaakt. Of werkzaamheden en voorrijkosten die opgenomen worden in een contract, maar niet terecht zijn. Het maken van een overzicht kan nooit kwaad! Zie je ertegenop om dit allemaal in kaart te gaan brengen? Misschien motiveert het je dan als je weet dat onnodige kosten kunnen oplopen tot wel 30% van de totale kosten!

 

Zie data als je beste vriend

In de huidige maatschappij waar technologische ontwikkelingen gaande zijn en veel data wordt verzameld, is het een slimme zet om ook wat met deze data te doen. Want niet alleen de facilitaire branche is in beweging, maar jouw organisatie ook en hier kun je iets mee. Registreer alle veranderingen, vragen en klachten en vraag jezelf continu af of jouw dienstverlening nog steeds voldoet aan de behoeften van de organisatie en de klant. Bied je bijvoorbeeld een dienst aan waar weinig vraag naar is? Dan heb je de eerste besparing al te pakken!  

 

Voer een benchmark uit 

Een benchmark houdt in dat je jouw facilitaire kosten kan vergelijken met het gemiddelde aantal kosten dat de markt hiervoor uitgeeft. Je kunt dit uitbesteden aan een externe onafhankelijke partij. Voordelen hiervan zijn dat zij gespecialiseerd zijn in het uitvoeren van een benchmark en daarnaast beschikken over de juiste gegevens waardoor ze een adequaat vergelijkend onderzoek kunnen doen.  

Tip: Vergelijk geen appels met peren! Oftewel, trap er niet in dat je jezelf vergelijkt met facilitaire bedrijven die onder een hele andere branche vallen.  

 

Bundel je facilitaire dienstverlening 

We schetsten de situatie al in het begin van dit artikel: een organisatie waar aan de lopende band mensen over de vloer komen voor verschillende facilitaire diensten. Denk eens aan Integrated Facilities Management (IFM) als oplossing. Met deze methode kun je al jouw facilitaire diensten onder één contract en managementteam onderbrengen, met een grote kans op schaalvoordelen. Met IFM kies je voor efficiëntie, overzicht en optimalisatie, met verbetering van de dienstverlening, verlaging van kosten en verhoging van productiviteit als gevolg.  

Lijkt IFM jou een interessante stap voorwaarts voor jouw organisatie maar weet je niet hoe je hier het beste aan kunt beginnen? Bekijk hier hoe Yask jou kan helpen