Maak jouw kantoor toekomstbestendig in 4 stappen

Hoe anticipeer je met jouw organisatie op de toekomst?

Het jaar 2020 heeft ons laten zien dat we de toekomst niet kunnen voorspellen. Niemand had zien aankomen dat we zo hard getroffen zouden worden door een pandemie en dat onze manier van werken zo zou veranderen. Wat 2020 ons ook heeft laten zien is dat we onze manier van werken wel moeten aanpassen aan een toekomst die onzeker is. Hoe maak je jouw kantoor toekomstbestendig? We nemen je mee in 4 stappen.  

Het toekomstbestendig maken van kantoren omvat het proces van anticiperen op verwachte en onverwachte ontwikkelingen. Het gaat om oplossingen ontwikkelen en kansen pakken zodra het moment daar is. Tegelijkertijd beschermt toekomstbestendigheid je organisatie ook voor eventuele negatieve consequenties. Toekomstbestendigheid is dus iets waar je in wilt en moet investeren als je het voordeel uit iedere situatie wilt halen. Het houdt je organisatie vitaal en weerbaar in economisch fluctuerende tijden. Iets waar organisaties nu meer dan ooit behoefte aan hebben. 

Volg deze 4 stappen naar een toekomstbestendig kantoor 

Een toekomstbestendig kantoor creëren doe je natuurlijk niet zonder gedegen voorbereiding, onderzoek en voldoende tijd en middelen. Het proces kun je daarentegen wel behapbaar onderverdelen in 4 stappen die je met een team moet doorlopen.  

Stap 1: de drijfveren voor verandering op jouw organisatie 

De eerste stap is het identificeren en prioriteren van de meest waarschijnlijke drijfveren van verandering voor jouw organisatie en de werkomgeving. Het gaat in deze fase dus om het onderzoeken van de industrie en globale trends, landelijke (denk aan regels en wetten) en regionale (denk aan ruimtevoorzieningen en huisvestingmogelijkheden) ontwikkelingen en marktontwikkelingen. Denk bij trends en marktontwikkelingen bijvoorbeeld aan het belang van een digitale werkomgeving, het beveiligen van gebouwen als het om gezondheid gaat en de flexibilisering van onze manier van werken.  

Stap 2: de bijdrage van de werkplek aan het succes van je organisatie in veranderende tijden  

Dit heeft voor een groot deel te maken met de weerbaarheid van niet alleen de werkomgeving en organisatie, maar ook de medewerkers en contracten. Je wilt je organisatieplannen en –doelen flexibel aan laten sluiten op de vaste activa (zoals het kantoorgebouw en apparatuur) en volatiele componenten (zoals personeel). Wanneer je een flexibele en toekomstbestendige kantooromgeving creëert kun je deze beter, in minder tijd en met lagere kosten aanpassen aan een veranderende personeels- en productieomvang. 

Stap 3: wat zijn de gevolgen als jullie niet bereid zijn om de uitdagingen aan te gaan?  

Je wilt natuurlijk liever niet stilstaan bij de mogelijkheid dat je organisatie niet de weerbaarheid heeft om uitdagingen aan te kunnen. Nadenken over de ‘wat als’ is in deze zin het slimste om te doen. Het kan je op andere visies brengen waardoor je wel de juiste oplossingen kunt bedenken voor mogelijke uitdagingen van de toekomst. 

Stap 4: investeer in de best practices van dit moment  

We zijn allemaal bezig met het bedenken van slimme oplossingen en nieuwe werkwijzen om de uitdagingen van morgen te overbruggen. Investeer in ontwikkelingen en trends die bewezen succesvol zijn voor organisaties, zoals:  

  • Employee satisfaction: blije werknemers zijn productiever, werken harder, werken beter samen en leveren meer op voor jouw organisatie. Daarnaast is er minder verloop onder tevreden werknemers en blijven ze dus langer werken bij je organisatie.  
  • Employer brand: het op één lijn brengen van je organisatie met de (werk)omgeving bevordert het gevoel van identiteit, waardoor je een duidelijke boodschap naar de omgeving stuurt. Op die connectie zitten mogelijk toekomstige werknemers te wachten.  
  • War for Talent: creëer een werkomgeving die aantrekkelijk is voor toptalent.  
  • Flexibel: focus op hoe we werken en biedt werknemers de keuze om zelf hun werkplek te bepalen.  
  • Data: maak gebruik van data om waarde te creëren voor je werknemers en klanten. Houd trends bij, meet interne vooruitgang, houd een blik op de industriecijfers, volg best practices, verzamel informatie en integreer het.  

Begin vandaag nog 

De stap naar een toekomstig kantoor kun je vandaag nog zetten. Start met het in kaart brengen van je organisatiedoelen en drijfveren die voor verandering kunnen zorgen. Zorg voor een flexibele connectie tussen de doelen en externe en interne krachten. Investeer in huidige best practices om nu al een stap vooruit te zetten. Belangrijker nog: breng flexibiliteit aan in alle lagen van je organisatie.  

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het toekomstbestendig maken van jouw kantoor? Neem dan hier contact op om vrijblijvend met een van onze experts in gesprek te gaan.