FM Trends

Tips voor een zorgeloze bedrijfsverhuizing

Hoe zorg je voor goede coördinatie en planning?

Te weinig kantoorruimte, een slechte strategische ligging of te veel kosten: allemaal redenen voor bedrijven om van kantoorpand te wijzigen. Zo’n verhuizing vraagt om goede coördinatie en planning van het management. Waar moet je nou op letten om een zorgeloze bedrijfsverhuizing mogelijk te maken?

Jaarlijks vinden er duizenden bedrijfsverhuizingen plaats in Nederland. Het blijft één van de meest stressvolle projecten waar facility managers en professionals mee te maken krijgen. Er komt ook enorm veel bij kijken; je moet met meerdere facetten rekening houden en de boel ver van tevoren voorbereiden en plannen. In deze blog lees je wat de belangrijkste onderdelen van zo’n bedrijfsverhuizing zijn en geven we je tips om die fase zo goed mogelijk af te ronden.

Logistiek: vervoer, opslag en het team

Voordat je start met zo’n grootschalig project moet je het team samenstellen en een coördinator aanstellen. Hij of zij is verantwoordelijk dat de bedrijfsverhuizing soepel verloopt. Vaak kiezen bedrijven ervoor om in een vroeg stadium al op zoek te gaan naar een verhuispartner en een eerste versie van een draaiboek op te stellen voor de aanstaande verhuizing. Een goed begin is het halve werk! In deze fase dien je te focussen op de volgende punten:

  • Wie is verantwoordelijk voor wat?
  • Budget en planning
  • Met welke verhuispartner of facilitaire dienst wordt samengewerkt?
  • Wat is de verwachte tijdsplanning en hoe ziet het draaiboek eruit?
  • Tussentijdse overleggen met het team over de voortgang van de voorbereidingen

Nieuw kantoorruimte kiezen en inrichten

Waar gaat de verhuizing naar toe? De grootste uitdaging van iedere bedrijfsverhuizing is natuurlijk het vinden van de geschikte nieuwe kantoorruimte. Voordat de verhuizing daadwerkelijk plaatsvindt, dient het nieuwe kantoor helemaal klaar te zijn voor gebruik (denk aan eventuele verbouwing en inrichting). Op deze manier verspil je operationeel zo min mogelijk tijd van je medewerkers aan de verhuizing. Je wilt namelijk dat zij zo min mogelijk ‘last’ hebben van de relocatie en dat zij zonder al te lange onderbreking weer aan de slag kunnen met hun dagelijkse werkzaamheden. Een handige checklist:

  • Geschikte ruimte gevonden op basis van locatie, grootte, parkeerruimte, werkruimtes, etc.?
  • Inventarisatie van het gebouw: hoe zit het met de elektra, ventilatiesystemen, beveiliging? Is er een verbouwing nodig?
  • Hoe zit het met de kosten?
  • Hoeveel nieuwe spullen zijn er nodig? Wat gaat er weg en wat gaat er mee naar het nieuwe kantoor?
  • Welke nieuwe systemen zijn er nodig? Hoe lang duurt het om te installeren en gebruiksklaar te krijgen?

Communicatie

Een verhuizing kan veel impact hebben op je medewerkers en grote kans dat niet iedereen op zo’n verandering zit te wachten. Daarom is de communicatie hiervan een belangrijk onderdeel. Het is essentieel om je personeel op tijd van updates te voorzien zodat ze zich betrokken voelen bij het project. Om weerstand van je medewerkers zo veel mogelijk te voorkomen kan het slim zijn om een nieuwsbrief op te stellen met alle info, contactpersonen aanwijzen voor vragen en opmerkingen en gesprekken aan te gaan met het personeel. Daarnaast moet je de verhuizing ook extern goed communiceren. Denk aan:

  • Het aanpassen van het adres op de website, Google en sociale media platformen.
  • Het aanpassen van enveloppen, e-mail handtekeningen, visitekaartjes en verpakkingen.
  • Het aanpassen van het adres bij de bank, belastingdienst en verzekeringen.

Tijdens en na de verhuizing

Voordat de verhuizing start moet het draaiboek en de planning goedgekeurd zijn. Deze helpt de verhuizing in goede banen te leiden. Verder dienen op beide locaties (het nieuwe en oude kantoor) coördinatoren klaar te staan om eventuele obstakels uit de weg te ruimen. Voor de daadwerkelijke verhuisdag dient precies helder te zijn welke meubels en apparatuur mee moet naar het nieuwe kantoor. Alles moet netjes ingepakt zitten in dozen zodat het op de dag zelf enkel om praktisch in- en uitladen gaat.

Na de verhuizing wil je beoordelen of de verhuizing ging zoals vooraf ingeschat. Heb je de juiste keuzes gemaakt bij het opstellen van het team en draaiboek? Hoe ging het inpakken van de spullen en inrichten van de nieuwe kantoorruimte? Is de verhuizing op een correcte manier gecommuniceerd naar het personeel en de klanten? Na ieder grootschalig project wil je een evaluatie houden en beoordelen wat wel en niet goed ging. Om op die manier een volgende verhuizing in nog betere banen te leiden.