Waarom nu het juiste moment is om een strategisch huisvestingsplan op te stellen

2020 vraagt om extra aandacht voor het huisvestingsplan van jouw organisatie

Interne en externe veranderingen zoals aflopende contracten en economische fluctuaties hebben allemaal invloed op organisaties en hun huisvesting. Het doel van strategisch huisvestingsmanagement gaat om het optimaal faciliteren van de organisatie en haar medewerkers. Het moet aansluiten op de doelstellingen én toekomstbestendig zijn. Waarom moeten organisaties juist nu hun huisvestingsplan opstellen?

2020 is een jaar dat niet alleen bekend zal staan om de ernstige pandemie, maar ook om de ingrijpende economische en zakelijke veranderingen die het met zich meebracht. In tijden waar het thuiswerken als ‘Het Nieuwe Normaal’ wordt bestempeld is er extra aandacht nodig voor de huisvestingsplannen van organisaties.

Wat is een huisvestingsplan?

Een goede vertaling tussen organisatiedoelstellingen en huisvestingstrategie zorgt ervoor dat organisaties het kunnen inzetten om meer toegevoegde waarde voor de organisatie te genereren. Een op maat gemaakt huisvestingsplan is een langetermijnvisie op de organisatie en haar huisvesting met het oog op huidige en toekomstige ontwikkelingen.

Analyse van huidige situatie van de organisatie

Een goed huisvestingsplan begint bij het in kaart brengen van de organisatie, de doelstellingen en de omgevingsfactoren die invloed hebben. Is de organisatie bezig met verduurzaming? Is de organisatie bezig met het implementeren van smart building technologieën? Is de organisatie van plan om het komende jaar te investeren in medewerkers en services? Allemaal zaken die op dit moment spelen en van invloed zijn op de huisvesting van de toekomst. Daarnaast wil je ook inzicht hebben op:

  • De huidige huisvestingskosten
  • Het huidige aantal locaties en vierkante meters
  • Huidige contracten
  • Bezettingsgraad

Op deze manier kun je een compleet beeld creëren om toekomstige scenario’s op te kunnen baseren.

Analyse van de markt

Een belangrijk onderdeel waar de coronapandemie van grote invloed is en zal zijn. Hoe heeft jouw branche de afgelopen periode doorgemaakt? Welke factoren zullen in de toekomst aandacht blijven vragen en wat is de verwachte situatie over 3 jaar? In deze tijden is het belangrijk om op verschillende situaties voorbereid te zijn. Experts verwachten bijvoorbeeld dat het kantoor van de toekomst vooral de functie van ontmoeten en samenwerken zal hebben. Naar verwachting zullen veel mensen ook de komende jaren thuiswerken in hun werkschema blijven houden. De nieuwe huisvesting van jouw organisatie moet op deze situatie voorbereid zijn, maar ook weerbaar zijn voor andere ontwikkelingen.

Visie en scenario’s

Aan de hand van de verschillende analyses vorm je met de organisatie een toekomstbestendige huisvestingsvisie die je vervolgens uitwerkt in verschillende scenario’s. De analyse van de markt zal een grote rol spelen in de uitwerkingen hiervan. Welke ontwikkelingen zullen de komende jaren van grote invloed zijn en welke oplossingen zijn mogelijk? Omdat er niet één simpele succesformule is, moet je verschillende scenario’s schetsen. Uiteindelijk kies je met de organisatie welk scenario jullie verder gaan uitwerken in het huisvestingsplan inclusief alle randvoorwaarden, functionaliteiten en kosten.

De uitwerking van het nieuwe huisvestingsproject

Cruciaal bij ieder strategisch huisvestingsplan is een multidisciplinair team van experts. Na afronding van het huisvestingsplan begint het pas: het traject tot implementatie. Samen met een team van experts moet het plan van aanpak opgesteld worden waarin de kaders van het project opgesteld worden. Vervolgens start de voorbereiding, met het aanwijzen van het team, het ontwerpen van (nieuwe) kantoorruimtes en eventuele aanbestedingen, om daarna het plan uit te voeren. Het langdurige traject eindigt natuurlijk met een gedegen evaluatie waarin het project van A tot Z beoordeeld wordt om verbeteringen in kaart te brengen.

Is jouw organisatie klaar voor een nieuw huisvestingsplan? Neem hier contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze huisvestigingsexperts.