3-11-2020

Meer grip op je facilitaire dienstverlening door de inzet van een Performance Dashboard

Hoe gebruiken wij data om grip te krijgen op de facilitaire dienstverlening voor ons en onze opdrachtgevers? Performance managers Wijnand Adriaens en Sander Nievergeld geven een inkijkje in het Performance Dashboard, laten zien wat de return on facility hiervan voor jouw organisatie is en werpen een blik op de datagedreven toekomst.

Zorgen dat we de juiste dingen goed doen

Performance management is één van de expertises die Yask inzet voor haar opdrachtgevers. Performance managers zoals Wijnand en Sander houden zich simpel gezegd bezig met het analyseren van de dienstverlening en procesinrichting, met het oog op het bieden van inzicht. “Wij proberen een bijdrage te leveren dat collega’s op locatie van de opdrachtgever de juiste werkzaamheden doen en dat ze deze dingen goed doen,” omschrijft Wijnand. Dat uit zich bij organisaties in meer grip hebben op de dienstverlening en alles wat daarbij komt kijken.

 

Wat is ‘grip’ precies?

Grip is binnen Yask één van de belangrijke pijlers waarop gestuurd wordt en het draait om continu inzicht hebben in:

  • de wijze waarop de facilitaire dienstverlening ingericht is en uitgevoerd wordt;
  • de kwaliteit en het effect van de geleverde dienstverlening.

Performance management richt zich er dus met name op om het inzicht in de facilitaire dienstverlening te vergroten. “Inzicht zorgt voor controle en geeft je houvast om te sturen op de doelstellingen die je hebt afgesproken,” licht Wijnand toe. “Met inzicht ontdek je als het ware aan welke knoppen je kunt of moet draaien.”

De behoefte aan meer inzicht en grip heeft geleid tot de implementatie van het Performance Dashboard. Daarmee kunnen we opdrachtgevers het vertrouwen en zekerheid geven om tactisch door te kunnen ontwikkelen en innoveren. Aan de andere kant is het een waardevol instrument wat de klantmanager kan gebruiken om bedrijfsvoering te verbeteren. “Het dashboard is voor ons hét middel om te zorgen voor die inzicht en grip.” Sander gaat verder: “In eerste instantie is data enkel data. Pas als je dat door middel van een dashboard kunt samenbrengen, visualiseren, interpreteren en verrijken wordt het informatie.

Waarom verlangen organisaties naar meer grip?

Organisaties die de keuze hebben gemaakt om Facility Management uit te besteden, willen vaak wel grip houden op de kwaliteit van de dienstverlening. Die grip is niet alleen belangrijk voor de opdrachtgever zelf, maar ook voor onze collega’s op locatie. “Stel dat we een samenwerking hebben met een leverancier. In dat geval kan het dashboard goed gebruikt worden om te controleren of alle afspraken wel consequent nageleefd worden en deadlines worden gehaald. Collega’s op locatie kunnen vervolgens die data raadplegen om te sturen op betere prestaties.”

Die sturing op betere prestaties is een andere reden waarom organisaties verlangen naar meer grip. Wijnand licht dit toe: “Wij zorgen ervoor dat de doelstellingen en belangrijkste key performance indicators die bij de afspraken binnen de dienstverlening horen in het Performance Dashboard weergegeven worden. Enerzijds voor transparantie richting de opdrachtgever, anderzijds om verbeterpunten inzichtelijk te maken waardoor wij gedegen advies kunnen geven.”

 

Hoe zorgen we voor meer grip bij organisaties?

Het Performance Dashboard bestaat uit vier kwadranten. Drie kwadranten met informatie over kwaliteit, financiën en compliancy. Het vierde kwadrant wordt in overleg met de opdrachtgever vormgegeven. Die data leidt logischerwijs tot meer grip op deze onderwerpen. Zo laten we bijvoorbeeld zien dat we de zaak op orde hebben en voldoen aan wet- en regelgeving door keuringen en onderhoud in het dashboard weer te geven. Dat helpt organisaties om niet voor verrassingen te staan. Dit betekent niet dat je maar focust op één pijler. “Het is een scala aan aspecten die ervoor zorgen dat je grip hebt.”

 

 

De data in het dashboard wordt gevuld vanuit verschillende tools en systemen die de organisatie gebruikt om te functioneren, denk bijvoorbeeld aan een FMIS of bezettingsmeter. Het dashboard koppelt vervolgens al deze data aan elkaar en zorgt voor inzicht die je zonder deze verbinding niet zou hebben. “Je kan het Performance Dashboard vergelijken met een dashboard van een auto. Je gaat niet in je benzinetank kijken hoeveel benzine je nog hebt, want op je dashboard heb je een meter die je vertelt dat je nog genoeg hebt om naar het volgende tankstation te rijden. Zo werkt het ook met het Performance Dashboard. Je hoeft niet iedere maand bij de boekhouding in de portemonnee te kijken hoeveel geld er nog te besteden is. Het budget wordt namelijk continu bijgehouden in het dashboard en je kan daarin in één oogopslag zien hoe het er met de financiën voor staat.”

 

Wat is de return on facility van grip?

Doordat we continu inzicht hebben, kunnen we sturen op de prestaties die heel gericht een bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. Uiteindelijk leidt dat niet alleen tot meer controle en inzicht, maar zorgt dit ook voor een hogere kwaliteit, een efficiëntere inzet van dienstverlening en een besparing van tijd en kosten.

 

Welke kansen zien jullie voor grip in de toekomst?

Sander hoopt dat meer organisaties de waarde in gaan zien van slimme sensoren en willen gaan investeren in het slimmer maken van hun gebouwen. “Door middel van sensoren kunnen wij steeds meer toewerken naar data-driven dienstverlening,” legt hij uit. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van CO2-sensoren die kunnen meten of het binnenklimaat van een kantoor goed is om in te werken. Stel dat zo’n sensor ook andere dingen kan meten zoals de bezettingsgraad, gebruiksfrequentie of temperatuur. Dan heb je echt een goudmijn aan data in handen.”

Sander en Wijnand voorspellen dat steeds meer organisaties dit soort sensoren gaan implementeren, zeker nu de waarde ervan steeds zichtbaarder wordt. “Hoe meer sensoren gebruikt worden in gebouwen, hoe efficiënter de dienstverlening ingezet kan worden.” Uiteindelijk wordt kleinschalige data op deze manier Big Data en daar zit vervolgens de kans om in te zetten op predictive (voorspellend) FM. Die data kan je dan gebruiken om in brede zin naar ontwikkelingen te kijken om zo te kunnen anticiperen op de toekomst. Iets waar de datagedreven Performance Managers Wijnand en Sander enorm naar uitkijken.

Verlang jij ook naar meer grip op de dienstverlening? Benieuwd hoe het Performance Dashboard voor jouw organisatie kan werken? Neem hier contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze Performance experts.

 

Op de foto van links naar rechts: Performance managers Wijnand Adriaens en Sander Nievergeld 

Deel dit artikel: